Cas client
Société de nettoyage
Être capable d'avoir un inventaire instantané du matériel et des clés des co-propriétés.
Plus de 300 trousseaux de clés, des centaines d’appareils, des centaines de tenues textiles, des véhicules… comment la société de nettoyage met en place un système de traçage.
Objectifs recherchés :
- Savoir quelle personne détient quel matériel
- Attribuer un appareil (ou clés) à un nom et un numéro de téléphone
- Fixer une date de retour
- Trier par état : en stock (dans le dépot) / hors stock (sur le terrain) / en retard de restitution (après la date de retour fixée)
- Relance des retards de restitution
- Optimiser la rotation et l'usure des produits
Réponse apportée
Des QR codes + une app
L’application mobile s’occupe de tout.
- Un QR code unique qui identifie chaque appareil (objets, vêtement).
- Une application mobile (iOS) pour scanner en sortie de stock et au retour dans le dépôt.
- Les emprunteurs sont identifiés (nom, téléphone).
- L'inventaire est instantané et à jour sur fichier .csv ou .xls
Mise en situation concrète
Max est employé de la société de nettoyage et Isabelle est sa gérante.
Isabelle confie du matériel (1 aspirateur, 1 auto-laveur, 1 chariot de ménage), 5 tshirts et 8 trousseaux de clés.
La toute première fois qu’Isabelle a utilisé Keepin, tous les QR codes étaient vierges d’informations. Isabelle a entré les noms des appareils, la taille et couleur pour les tshirts et pour finir, les noms des copro pour chacun des trousseaux de clés.
La 2ème phase conciste à scanner les QR codes avec l’app pour pouvoir identifier l’emprunteur, à savoir Max dans notre exemple. Dorénavant sur mon inventaire ce sera Max le responsable du matériel prêté.
Tant que les QR codes ne sont pas scannés de nouveau, le matériel est attribué à Max, si non, il sera scanné et marqué comme de retour en stock (donc au dépôt).
Pour résumer, nous avons 3 phases et 3 statuts.
Phase 1 : QR code vierge, je référence mon appareil. Une fois que c’est fait, je n’ai plus à toucher.
Phase 2 : je scanne le QR code pour le confier à une personne dont j’identifie le nom et son moyen de communication (téléphone).
Phase 3 : si je scanne à nouveau, j’enlève la détention à l’emprunteur et ré-intègre l’appareil dans mon stock.
Il y a 3 donc statuts : en stock (QR code référencé mais non attribué à une personne), hors-stock (QR code référencé et sous la détention d’une personne identifiée), en retard de restitution (qui a dépassé la date de retour voulue. C’est une fonction non obligatoire).
Avantages
- Fini la sempiternelle exclamation "mais qui a ça ?"
- Baisse des pertes par la responsabilisation des employés
- Un fichier d'inventaire tout de suite exploitable
- Une app mobile très facile d'utilisation
- Des QR codes uniques et illisibles pour le monde extérieur à l'entreprise
- Les trousseaux de clés sont anonymisés car le QR code ne permet pas de retrouver l'adresse postale
